Entrar y salir
Cómo se entra. Y, sobre todo, cómo se sale.
De los ocho proveedores de software empresarial que censamos, seis publican guías de migración y ninguno publica cómo salir. No es un descuido: la salida es lo que un comprador quiere saber antes de entrar, y lo que un proveedor prefiere no escribir. Aquí van las dos, y la de salida primero.
Lo que nadie publica
Cómo se sale de aquí
Se escribe primero porque es la que decide. Un contrato de software se firma mirando la entrada y se sufre por la salida, y lo que sigue se puede pactar por escrito antes de firmar.
- Usted pide la exportación, sin pedir permiso — No hay autorización previa, ni tique, ni ventana. Los datos de su operación son suyos y la exportación es una función del sistema, no un favor del proveedor.
- Sale todo, en formato abierto — Catálogos, transacciones, documentos adjuntos y la bitácora: quién hizo qué, cuándo, sobre qué valor anterior. La bitácora es la parte que casi nadie entrega y la que una autoridad compara.
- Con la documentación del modelo — Un volcado sin diccionario es un archivo que nadie puede leer en dos años. Sale con el modelo de datos documentado, que además está publicado en el diccionario.
- Y se puede repetir — No es una exportación única de despedida. Mientras el contrato esté vigente se puede pedir cuantas veces quiera, que es lo que permite comprobar que funciona antes de necesitarla.
Lo que conviene pactar por escrito
- El formato de exportación y qué incluye, con la bitácora nombrada expresamente.
- El plazo de entrega desde que se pide.
- Si tiene costo, y cuál. Una exportación que se cobra por evento es una puerta con peaje.
- Qué pasa con lo conservado si deja de pagar: un periodo de acceso de sólo lectura y una entrega final pactada.
- Y en esta casa una más, que conviene poner por escrito porque no es lo habitual: el código del sistema es del cliente.
La forma de comprobarlo no es leer la cláusula: es pedir una exportación completa el primer mes, cuando todo va bien y nadie está enfadado. Si sale en el plazo y se puede abrir, la cláusula es verdad. Hágalo con cualquier proveedor, incluido éste.
Cómo se entra
La entrada tiene una parte publicada y verificable, y otra que no lo está. Van separadas, porque mezclarlas es como se prometen plazos que después no se cumplen.
| Qué | Cómo, y por qué |
|---|---|
| Los catálogos se migran siempre | Productos, clientes, proveedores, unidades, sedes, usuarios, tabuladores. Entran desde la hoja de cálculo donde viven hoy, sin limpiar antes: el estado real de un catálogo es información, y limpiarlo antes de enseñarlo esconde justo lo que hay que resolver. No son un proyecto aparte: son el arranque. |
| Los saldos y lo abierto se migran siempre | Lo que sigue vivo el día del cambio: la cuenta por cobrar sin liquidar, el viaje en curso, el expediente sin cerrar, la alerta sin dictaminar. Sin eso no se puede operar el lunes. |
| El histórico cerrado se evalúa, y la pregunta es para qué | Si es para operar, casi nunca hace falta. Si es para comparar, suele bastar el resumen y no el detalle. Y si es para cumplir, lo que la autoridad compara es el original del sistema anterior, conservado y fechado, que además acredita más que una carga inicial. |
| El detalle de ejercicios ya cerrados normalmente no conviene | Cuesta convertirlo, llega sin la bitácora que lo sostenía y ocupa el lugar de un dato que sí se va a consultar. |
Lo que entra por carga queda marcado como carga inicial, en los siete sistemas: con su origen, la fecha en que entró y la fecha del hecho que documenta. Un registro histórico honesto vale; uno disfrazado de captura en tiempo real invalida el expediente entero.
Lo que no está publicado, dicho como tal
- No hay plazo publicado para una migración histórica, ni reparto de su costo. Y la razón no es la misma que la del plazo de implementación: aquél depende de sus catálogos; éste depende de qué exporte su proveedor anterior, en qué formato y con qué calidad. Nadie puede comprometer un plazo sobre un archivo que no ha visto.
- No hay formato de entrada comprometido para un histórico transaccional masivo.
- No hay sincronización en los dos sentidos con el sistema que usted deja. Las integraciones declaradas van hacia los sistemas que se conservan, no hacia el producto que se sustituye.
El traslape, que es donde se dobla el trabajo
Mientras los dos sistemas conviven, la parte de la operación que viva en los dos lados se captura en los dos lados. Decirlo evita un malentendido caro, y es el punto en que una implementación se hace impopular por dentro.
La cláusula, en cuatro partes
- Un alcance nombrado, no «la operación». Una ruta, una sede, una línea, un tipo de operación. Lo que queda fuera no se captura dos veces: se sigue haciendo donde se hacía.
- Un criterio de salida que es un hecho, no una fecha. El traslape termina cuando el primer cierre completo cuadra en los dos sistemas. Una fecha se incumple y nadie sabe decir si el traslape sirvió; un cierre que cuadra se comprueba y se firma.
- Un tope, para que el criterio no se vuelva eterno. Si al segundo cierre no cuadra, se para y se revisa por qué. Casi siempre es un catálogo mal mapeado, y eso se arregla antes, no capturando dos veces otro mes.
- Y la lista de qué se captura dos veces, escrita antes de empezar. Es la parte que nadie escribe y la que su gente merece saber: qué se le va a duplicar y hasta cuándo, no descubrirlo un martes.
Antes de avisar que se va
Qué pedirle al proveedor que usted deja, y cuándo
Hay un orden que importa y casi nadie respeta: la exportación se pide antes de avisar que se va. No por astucia, sino porque después el interlocutor cambia, el trámite se vuelve contractual y el plazo deja de depender de quien le atendía. Nada de esta lista es exclusivo de nuestros sistemas: sirve igual si se cambia de nosotros a otro.
| Qué se pide | Y por qué así |
|---|---|
| El volcado de la base, no un reporte | Un PDF o un Excel de pantalla no es su información: es una vista. Pida las tablas, con sus claves, en un formato que se pueda leer sin su software. |
| La bitácora de cambios, nombrada expresamente | Quién hizo qué, cuándo, sobre qué valor anterior. Es lo que casi nadie entrega y lo único que sostiene un expediente ante una revisión. Si no la pide por su nombre, no llega. |
| Los documentos adjuntos, con su vínculo al registro | Una carpeta de archivos sueltos, sin saber a qué folio pertenece cada uno, equivale a no tenerlos. |
| El diccionario, o al menos la lista de tablas y campos | Sin eso, la conversión se vuelve adivinanza y el costo lo paga usted en horas de alguien leyendo nombres de columna. |
| Y la fecha de corte del volcado, por escrito | Un volcado sin la hora exacta en que se tomó no se puede conciliar con nada. Es el error más barato de evitar y el más caro de descubrir después. |
Si el proveedor anterior no entrega algo de esta lista, eso también es información: es el tamaño real del costo de salida que usted estaba asumiendo sin medirlo, y conviene anotarlo antes de firmar el siguiente contrato con cualquiera.
La prueba de la carga
Cómo se comprueba que la carga quedó bien
«Ya migramos» no es un hecho comprobable. Lo que sigue sí, y se hace en este orden porque cada paso explica el error del siguiente: si los conteos no cuadran, no tiene sentido mirar sumas.
- Conteo por tabla. Cuántos registros salieron de allá y cuántos entraron aquí. Si la diferencia no es cero, tiene que haber una explicación escrita por cada registro ausente —duplicado, cancelado, sin catálogo destino—, no un «se perdieron algunos».
- Suma de control de los importes. El total por ejercicio y por cuenta, no el gran total: un gran total cuadra por casualidad con dos errores de signo contrario.
- Muestra dirigida, no aleatoria. Los diez casos más raros que su gente sepa nombrar: el cliente con dos razones sociales, el folio cancelado y vuelto a emitir, el expediente con el adjunto pesado. Lo normal migra bien casi siempre; lo raro es lo que rompe.
- Un cierre que cuadra en los dos lados. Es el mismo criterio de salida del traslape, y por la misma razón: es un hecho que se firma, no una fecha que se incumple.
- Y la firma de quien lo revisó, con la fecha. La conciliación sin nombre no vale para nada el día que alguien pregunte quién dijo que estaba bien.
Esto no lo hace el proveedor solo. Los conteos los puede sacar un sistema; decidir si una diferencia es aceptable es una decisión de su operación, y por eso la firma es suya. Quien le ofrezca conciliar sin pedirle nada le está ofreciendo firmar en su lugar.
Lo que esta página no publica, dicho como falta: el plazo y el cargo de una migración histórica, el formato de entrada comprometido para un volcado masivo, y cualquier trabajo de conversión desde un formato ajeno. Son decisiones de la casa, no de redacción, y mientras no estén fijadas se dicen así en lugar de rellenarse con una promesa.