Vantus Medical · los roles
Un rol no es un permiso. Es una vista con un número y una cosa que se deja de hacer dos veces.
En un hospital no hay usuarios: hay un médico que escribe la nota dos veces, una enfermera que transcribe el kardex a un papel, una auditora de cuentas que descubre el error cuarenta días después de haberlo cobrado y un tercero pagador que le pide por oficio lo que usted ya tiene. Cada uno recibe su vista, con su número, y usted puede abrirla ahora mismo.
Por dónde se rompe
El problema de los roles genéricos en un hospital
Un sistema administrativo genérico reparte tres roles: capturista, supervisor y administrador. Esa partición funciona en una oficina. En un hospital produce el resultado que usted conoce: el médico captura en el expediente y vuelve a capturar para justificar el cargo; enfermería lleva un kardex digital y otro en papel porque el digital no está en el carro; la auditora de cuentas descubre que la cuenta salió fuera de tabulador cuando llega la glosa; y el tercero pagador pide por oficio un documento que estaba en el expediente desde el primer día.
No es culpa de su gente. Es que el modelo con el que se le vendió ese sistema supone que todos los usuarios están sentados frente a la misma pantalla y trabajan sobre el mismo objeto. En un hospital, sobre el mismo objeto —el folio del episodio— trabajan trece actores distintos que necesitan cuatro cosas cada uno: lo que les toca, la vista que se lo pone enfrente, el número que mide su trabajo y el segundo tecleo que dejan de hacer.
Esa cuarta cosa es la que casi nunca se escribe, y es la única que convierte una matriz de permisos en una razón para usar el sistema. No se dice con adjetivos —«mayor visibilidad», «control de su operación»— porque un adjetivo no se puede discutir en un comité. Se dice con un contraste: qué hace hoy ese rol, y qué deja de hacer.
Un rol bien hecho contesta dos preguntas: ¿qué decido yo hoy con esto y con qué número?, y ¿qué dejo de hacer dos veces?
El sistema que obliga a capturar dos veces no produce un expediente: produce dos versiones del mismo hecho, y frente a una auditoría eso es peor que no tener ninguna.
Los actores
Los trece actores, con su vista, su indicador y qué gana
Los trece de la tabla son los del sector, no roles de software. Cada uno tiene su vista en el sistema, y cada vista se puede abrir desde aquí: el enlace pone la vista de ese actor en el sistema en vivo, con datos de ejemplo marcados en pantalla y sin ningún dato de paciente.
La columna de la derecha es la que hace útil a la tabla, y está escrita con una regla: el beneficio se dice contra el estado actual y tiene que mover el número de la columna anterior. Si no lo mueve, o el beneficio está mal elegido o el indicador lo está.
Actor · lo que le toca · su vista · su indicador · qué gana · ver como
| Actor del hospital | Lo que le toca | La vista que recibe | Su indicador | Qué gana, contra lo que hace hoy | Ver como |
|---|---|---|---|---|---|
| Médico tratante | La orden, la nota y el expediente que sostiene su decisión clínica. | Expediente del episodio con órdenes, resultados, notas y el visor de imagen dentro de la misma pantalla. | Completitud del expediente al alta | Deja de escribir la nota dos veces, una para el expediente y otra para justificar el cargo: la orden que captura genera el cargo al ejecutarse. Y deja de abrir una segunda aplicación para ver la imagen de su paciente. | Ver como médico tratante |
| Enfermería de piso | El kardex, los signos, el pase de guardia y la administración con los cinco correctos. | Kardex digital, plan de cuidados, escalas de riesgo y pase de medicamentos con lectura de código. | Administraciones registradas dentro de su ventana | Deja el kardex de papel que después se transcribe: registra en el carro, con lectura de paciente, fármaco, dosis, vía y hora. Y recibe el pase de guardia estructurado en lugar de reconstruirlo de memoria al cambio de turno. | Ver como enfermería de piso |
| Jefatura de quirófano | El programa de salas, el material que llega y el tiempo entre cirugías. | Programa del día por sala y por cirujano, lista de espera quirúrgica, consumos reales contra cotizado y tiempos de entrada, incisión, cierre y salida. | Utilización de sala y tiempo de volteo | Deja de descubrir a las once de la mañana que la sala lleva cuarenta minutos parada por falta de material estéril: la causa del retraso viene nombrada y el consumo real se compara con el cotizado en la misma pantalla. | Ver como jefatura de quirófano |
| Admisión y caja | El episodio con sus pagadores, la autorización inicial y el anticipo. | Admisión con índice maestro de pacientes, de uno a tres pagadores por episodio, elegibilidad verificada y estado de cuenta en vivo. | Episodios con elegibilidad verificada antes del ingreso | Deja de llamar por teléfono al pagador y de fotocopiar la póliza: consulta el padrón y le explica al paciente su deducible y su coaseguro antes de ingresar, no al alta. | Ver como admisión y caja |
| Farmacia | La validación de la prescripción, el surtido, el lote y el libro de controlados. | Cola de validación farmacéutica, existencias por lote y caducidad, reconciliación al ingreso y al alta, y libro de controlados. | Prescripciones validadas antes de la primera dosis | Deja el libro de controlados en papel y el conteo manual de caducidades: el lote y su caducidad viajan con la administración, y la reconciliación al alta parte de lo que el paciente realmente recibió. | Ver como farmacia |
| Auditoría médica | La completitud del expediente y la coherencia entre lo que se hizo y lo que se registró. | Tablero de completitud por episodio: notas faltantes, firmas pendientes, codificación abierta y casos médico-legales. | Expedientes cerrados completos al alta | Deja de auditar por muestreo un mes después: ve el expediente incompleto el día del alta, cuando el médico todavía está en el hospital y puede firmar. | Ver como auditoría médica |
| Auditoría de cuentas | La cuenta revisada contra el tabulador antes de que salga del hospital. | Cuenta contra tabulador partida por partida, con honorarios, insumos, expediente y bitácora en pestañas. | Diferencia detectada antes del envío, sobre diferencia total | Revisa la cuenta contra el tabulador antes de enviarla, no después de que la glosaron: el hallazgo llega con su evidencia citada y dos botones, aceptar el ajuste o rechazarlo. | Ver como auditoría de cuentas |
| Coordinación de siniestros | La autorización, el remanente de la suma asegurada y el documento que falta. | Expediente del siniestro documento por documento, con su origen, su estado y su visibilidad, y la bitácora compartida con el pagador. | Días entre la solicitud de autorización y la respuesta | Deja de perseguir por correo y por teléfono: la solicitud se arma con la evidencia clínica que ya está en el expediente, se envía y se persigue con bitácora, y el documento que falta se identifica contra una partida concreta. | Ver como coordinación de siniestros |
| Cobranza y cuentas por cobrar | La cartera por pagador, la glosa abierta y la cuenta cerrada sin facturar. | Cartera por antigüedad y por pagador, glosas abiertas por causa, facturación, convenios y conciliación, en pestañas. | Días de cartera y cuentas cerradas sin facturar | Sabe qué partida va a ser objetada el día que se carga, no cuarenta días después; y la cuenta cerrada sin facturar aparece en una lista en lugar de descubrirse en el cierre del mes. | Ver como cuentas por cobrar |
| Dirección médica | El riesgo médico-legal, los indicadores clínicos y la evidencia para certificación. | Indicadores por servicio: eventos adversos, reingreso, infecciones asociadas, mortalidad y completitud documental, con el expediente de evidencias permanente. | Indicadores clínicos comparables entre servicios y unidades | Deja de armar la carpeta de certificación tres meses antes de la visita: la evidencia se acumula sola, y los indicadores de dos servicios se comparan porque se calculan igual. | Ver como dirección médica |
| Dirección de administración y finanzas | El margen real por servicio, médico y convenio, y los días de cartera por sede. | Tablero con ingreso, margen y días de cartera por sede y por línea, y el ciclo completo de elegibilidad a conciliación. | Margen por servicio y por convenio | Deja de pedir tres reportes a tres áreas para responder una pregunta: el número por sede y por convenio sale del mismo folio del que sale la cuenta, de modo que cuadra sin conciliación manual. | Ver como dirección de administración y finanzas |
| Dirección general | Un solo modelo de operación y un solo número de la verdad. | Tablero de dirección: ocupación, cartera, rechazo y cuentas cerradas sin facturar, con el resumen de la mañana y la fuente de cada línea. | Ocupación y utilización de la capacidad instalada | Deja de recibir dos cifras distintas de la misma pregunta según quién la conteste, y deja de esperar al día doce del mes siguiente: el corte de la noche está a las ocho de la mañana con sus fuentes al pie. | Ver como dirección general |
| El tercero pagador que audita | Dictaminar el siniestro: autorizar, glosar una partida o solicitar un documento. | Portal del pagador: expediente del siniestro documento por documento, con origen, visibilidad y estado, y bitácora compartida. | Siniestros dictaminados sin solicitud adicional de documentos | Gana poder dictaminar con el sustento clínico a la vista en lugar de pedirlo por oficio: el documento que necesita está ahí, con su origen, o pide ese documento contra una partida concreta y queda en la misma bitácora que el hospital lee. | Ver como el tercero pagador que audita |
Actores del sector sobre los dieciséis perfiles declarados en el brochure de Vantus Medical, Pack G, y sobre «qué gana cada quién» del Pack M. Las vistas y los indicadores derivan del número del sistema y de las seis fugas declaradas en el brochure. Nueve de las trece son vistas del selector del sistema en vivo; cuatro —jefatura de quirófano, auditoría médica, dirección médica y dirección general— están en la matriz de perfiles del brochure y su vista propia es configuración de catálogo pendiente: el enlace abre el sistema en su tablero. Datos de ejemplo en todas las vistas · verificado al 27 de septiembre de 2026.
Se dice ver como, no entrar como. La diferencia no es de estilo: el enlace no crea una cuenta ni suplanta a nadie. Pone la vista de ese actor en pantalla, con datos de ejemplo, para que usted vea qué recibiría esa persona en su hospital el lunes.
Y una aclaración sobre las cuatro filas que no traen vista propia en el selector: su vista es configuración de catálogo, que es exactamente el tipo de cosa que se define en la sesión con usted y no en una orden de cambio. Publicarlo así es más útil que inflar el selector.
Trece vistas, trece indicadores distintos y un solo folio debajo. Es el único modo de que los trece números cuadren entre sí.
El beneficio, desarrollado
Los cuatro actores que deciden el proyecto, y su día antes y después
De los trece, cuatro concentran el efecto del sistema sobre el número que lo preside. Merecen un párrafo cada uno, con la misma regla de la tabla: el día que tienen hoy y el que tienen después. Sin promesas de plazo y sin adjetivos.
El médico tratante. Hoy escribe la nota en el expediente y después, cuando el área de cuentas le pregunta, vuelve a escribir la justificación del insumo que usó. Dos registros del mismo hecho, con horas distintas, que a la primera auditoría se contradicen. Después: la orden que captura produce el resultado o la administración, si aplica, el cargo, en el mismo acto. La nota se firma una vez y el insumo queda soportado por el registro de quirófano, no por un correo posterior. Su número es la completitud del expediente al alta, y se mueve porque el expediente se cierra con lo que ya se registró.
La jefatura de enfermería y el piso. Hoy el kardex vive en dos lugares: el sistema, que está en la estación, y el papel, que está en el carro. Al cambio de turno alguien reconstruye de memoria lo que pasó en las últimas doce horas. Después: el registro se hace en el punto de atención, con lectura de código para los cinco correctos, y el pase de guardia se entrega estructurado. Su número son las administraciones dentro de su ventana, y se mueve porque el aviso llega antes de que la ventana se cierre, no en el reporte del mes.
La auditoría de cuentas. Hoy la cuenta sale del hospital y la revisión llega con la glosa: se audita después de cobrar, que es la única forma de auditoría que no sirve para nada. Después: la cuenta se compara contra el tabulador y contra las reglas del convenio antes del envío, partida por partida, con la evidencia de cada hallazgo citada —la cláusula del convenio, la nota quirúrgica con su hora, el vale del insumo— y con dos decisiones posibles. Su número es la diferencia detectada antes del envío sobre la diferencia total, y es el indicador que mueve los días de cartera más rápido que ningún otro.
La cobranza. Hoy sabe que una partida iba a ser objetada cuando llega el oficio, cuarenta días después, con un motivo genérico. Después: la partida en riesgo aparece el día en que se carga; la glosa llega tipificada por causa contra una partida concreta; la cuenta cerrada sin facturar está en una lista y no en el cierre del mes; y el abono recibido se identifica por registro fiscal y referencia en lugar de a mano. Su número son los días de cartera y las cuentas cerradas sin facturar, que es el par que un consejo mira primero.
Los cuatro beneficios tienen la misma forma: algo que hoy se hace dos veces, o tarde, se hace una vez y a tiempo. Eso es todo, y es suficiente.
Mida esos cuatro indicadores en su hospital antes de decidir nada. Si los cuatro están bien, no necesita cambiar de sistema.
Los números
El indicador de cada rol, con su umbral y la decisión que habilita
Un indicador sin umbral es un adorno. Cada vista lleva su número, la definición de cómo se calcula y el corte a partir del cual alguien tiene que hacer algo. La columna de decisión es la que hace útil al tablero: dice qué se hace, no qué se siente.
Los umbrales se acuerdan con el hospital y por eso van descritos y no fijados: un corte de utilización de sala razonable en una unidad de alta especialidad no lo es en un hospital comunitario. Lo que no se negocia es que cada indicador tenga uno.
Rol · indicador · cómo se calcula · umbral · decisión que habilita
| Rol | Indicador | Cómo se calcula | Umbral | Decisión que habilita |
|---|---|---|---|---|
| Médico tratante | Completitud del expediente al alta | Episodios con todas las notas y firmas que la norma exige, entre episodios dados de alta | Cualquier episodio incompleto en el día del alta | Retener el cierre administrativo hasta que se firme lo que falta |
| Enfermería de piso | Administraciones dentro de su ventana | Administraciones registradas en su ventana, entre administraciones programadas | Cualquier omisión no justificada en el turno | Revisar la carga del turno y el dispositivo del carro |
| Jefatura de quirófano | Utilización de sala y tiempo de volteo | Minutos de uso quirúrgico sobre minutos disponibles; minutos entre salida y siguiente entrada | Tiempo de volteo por encima del corte acordado para la sala | Reordenar el turno y escalar la causa nombrada: material, camillero o esterilización |
| Admisión y caja | Episodios con elegibilidad verificada antes del ingreso | Episodios con vigencia y plan verificados antes del ingreso, entre episodios con pagador | Cualquier ingreso programado sin verificación | Detener el ingreso programado o pasarlo a particular con consentimiento |
| Farmacia | Prescripciones validadas antes de la primera dosis | Prescripciones con validación farmacéutica previa, entre prescripciones administradas | Cualquier primera dosis sin validación | Bloquear el surtido y escalar al médico prescriptor |
| Auditoría médica | Expedientes cerrados completos al alta | Expedientes sin nota ni firma faltante al cierre, entre expedientes cerrados | Cualquier expediente cerrado con faltante | Reabrir y pedir la firma antes de que el médico salga del hospital |
| Auditoría de cuentas | Diferencia detectada antes del envío | Importe de diferencias corregidas antes del envío, entre el total de diferencias del periodo | Cualquier diferencia detectada después del envío | Devolver la cuenta a corrección y revisar la regla del convenio que falló |
| Coordinación de siniestros | Días de la solicitud a la respuesta | Días entre el envío de la solicitud de autorización y la respuesta del pagador | El plazo pactado en el convenio | Escalar al pagador con la bitácora compartida como soporte |
| Cobranza y cuentas por cobrar | Días de cartera y cuentas cerradas sin facturar | Promedio entre cierre de cuenta y pago aplicado; importe de cuentas cerradas y no facturadas | Cualquier cuenta cerrada sin facturar con más de una semana | Facturar o explicar por escrito por qué no se puede |
| Dirección médica | Indicadores clínicos comparables | Eventos adversos, reingreso, infección asociada y mortalidad, calculados igual en todos los servicios | Diferencia sostenida entre servicios comparables | Abrir análisis de causa raíz en el comité correspondiente |
| Dirección de administración y finanzas | Margen por servicio y por convenio | Ingreso menos costo directo por centro de costo, servicio, médico y convenio | Margen por debajo del corte del convenio vigente | Renegociar el convenio o retirar el servicio de ese convenio |
| Dirección general | Ocupación y utilización de la capacidad instalada | Camas ocupadas sobre camas disponibles; salas utilizadas sobre salas disponibles | El corte acordado por unidad | Decidir sobre capacidad sin invertir en más camas ni más salas |
| El tercero pagador que audita | Siniestros dictaminados sin solicitud adicional | Siniestros resueltos con el expediente publicado, entre siniestros dictaminados | Cualquier solicitud de documento repetida dos veces | Revisar con el hospital qué documento falta de forma sistemática |
Indicadores derivados del número del sistema —los días de cartera— y de las seis fugas y los indicadores declarados en el brochure de Vantus Medical: antigüedad de cartera, días de cartera, porcentaje de rechazo y cobrado sobre facturado, más censo, ocupación, giros de cama, estancia promedio y tiempo de respuesta de laboratorio e imagen. Datos de ejemplo en el sistema en vivo.
Trece indicadores y uno que los resume, porque es el que un tercero mide: los días que tarda en cobrarse una cuenta.
El brochure · la matriz de acceso
Los dieciséis perfiles de acceso, y el aislamiento que los separa
Los trece actores de la tabla anterior son los del sector. El brochure declara, además, una matriz de dieciséis perfiles de acceso con aislamiento multi-tenant, que es la forma técnica de lo mismo: quién puede ver qué, en qué unidad y sobre qué objeto.
Se transcriben porque hay tres en esa lista que no aparecen en ningún sistema administrativo genérico y que cambian el diseño entero: el intermediario o agente, que sólo ve a sus asegurados; el ajustador; y el paciente y su familiar autorizado. Un sistema que no modela esos tres desde el principio termina resolviéndolos con una hoja de cálculo y un correo, que es donde se pierden los datos personales.
- Dirección general y médica · gerencia administrativa y comercial.
- Admisión y caja · ventas y cotizaciones.
- Médico tratante e interconsultante.
- Enfermería de piso, urgencias, cuidado crítico y quirófano.
- Farmacia clínica y farmacia de almacén.
- Laboratorio, imagen y patología.
- Dictaminador y coordinación de siniestros.
- Cuentas por cobrar y auditoría de cuentas.
- Paciente y familiar autorizado · proveedor externo.
- Agente o intermediario, sólo sus asegurados · ajustador.
- Tecnología y administración de catálogos · auditoría interna.
Control declarado · qué hace · por qué es necesario
| Control | Qué hace | Por qué hace falta |
|---|---|---|
| Visibilidad para el tercero pagador, documento por documento | Se marca qué documento, qué insumo y qué cotización se hacen visibles al pagador, uno por uno | Publicar el expediente completo a un tercero no es integrar: es un problema de protección de datos personales sensibles |
| Aislamiento por unidad y por razón social | Cada sede ve lo suyo; el corporativo ve el consolidado | Un grupo hospitalario opera con varias razones sociales y un mismo paciente puede atenderse en dos |
| Acceso de emergencia justificado | En urgencias se puede abrir un expediente fuera del alcance normal, con justificación y registro | Un control de acceso que impide atender a un paciente inconsciente es un control que alguien va a desactivar |
| Alcance del intermediario limitado a sus asegurados | El agente ve los siniestros de sus asegurados y no los de los demás | Sin ese límite, un actor comercial externo vería la cartera completa del hospital |
| Familiar autorizado, nombrado | El acceso del familiar es un permiso con nombre y alcance, no una contraseña compartida | El consentimiento de un tercero sobre dato sensible tiene que ser identificable |
Fuente: brochure de Vantus Medical, Pack G, «perfiles y aislamiento multi-tenant»: dieciséis perfiles, control de visible para la aseguradora documento por documento, insumo por insumo y cotización por cotización, y acceso de emergencia en urgencias con justificación y bitácora. Marco legal: ley de protección de datos personales vigente desde el 20 de marzo de 2025 · verificado al 27 de septiembre de 2026.
Cuente cuántos de esos dieciséis perfiles existen hoy en su sistema. Los que falten están viviendo en un correo.
El motor · transcrito
Los dieciséis roles y las cincuenta y dos filas que el motor sí tiene
Hasta aquí, el brochure y el sector. Esta sección es de otra naturaleza: es lo que la base del propio motor tiene poblado, transcrito tal cual, con la hora de corte del servidor.
Y una precisión que manda sobre cómo se lee: el proyecto del dominio hospitalario con más contenido generado no es un sistema clínico. Es un sistema de dimensionamiento de plantilla y cobertura de turnos de una red de veintisiete hospitales, con dos motores de optimización: uno de planeación estructural y otro de cobertura de turno en tiempo real. Se cita por lo que es —un sistema hospitalario real generado por la plataforma, con su matriz de roles poblada— y nunca como prueba de un expediente clínico generado. La página de matrices de estado dice en cada pie qué viene transcrito de este proyecto y qué se sostiene en el marco del sector.
Lo que este proyecto sí demuestra, y es lo que interesa en una página de roles, es que el motor no genera roles como etiquetas: los genera con su tipo, su ámbito, las pantallas a las que acceden y su participación en cada estado de un ciclo de vida. Dieciséis roles y cincuenta y dos filas de permiso por rol y estado.
Los dieciséis roles del proyecto · tipo · ámbito · pantallas con acceso
| Rol | Tipo | Ámbito | Pantallas con acceso |
|---|---|---|---|
| Administrador del sistema | Administrativo | Interno | 64 |
| Dirección de recursos humanos | Directivo | Interno | 13 |
| Dirección de hospital | Directivo | Interno | 8 |
| Dirección de sistemas y tecnologías de la información | Directivo | Interno | 8 |
| Dirección de finanzas | Directivo | Interno | 7 |
| Jefe de piso y supervisor de personal operativo | Supervisor | Interno | 7 |
| Actor de procesos automáticos | Sistema | Interno | 7 |
| Analista de datos y curador de excepciones | Analítico | Interno | 6 |
| Personal operativo de piso | Operativo | Interno | 6 |
| Área legal y cumplimiento laboral | Auditor | Interno | 5 |
| Comité de desarrollo organizacional | Auditor | Interno | 3 |
| Dirección de operación | Directivo | Interno | 2 |
| Dirección nacional y corporativa | Directivo | Interno | 2 |
| Dirección regional | Directivo | Interno | 0 |
| Dirección general | Directivo | Interno | 0 |
| Banco de suplentes | Operativo | Externo | 0 |
Transcrito de la base del motor de la casa, tabla rol_sistema del proyecto de este sistema en el motor —un sistema de dimensionamiento de plantilla y cobertura de turnos de una red de veintisiete hospitales, no un expediente clínico, consultada el 27 de septiembre de 2026 a las 08:03 h, hora del propio servidor. Nombres y tipos tal como están en la base; el conteo de pantallas sale de la tabla de acceso por rol, con 138 filas de acceso concedido. Un conteo sin hora de corte no es reproducible.
Las cincuenta y dos filas de permiso por rol y estado · por ciclo de vida
| Ciclo de vida de la entidad | Filas | Roles que participan | Tipo de participación declarado |
|---|---|---|---|
| Recomendación de cobertura de turno | 8 | Jefe de piso, personal operativo, dirección de hospital | Ejecutor y consulta |
| Corrida de planeación | 7 | Dirección de recursos humanos, dirección de finanzas, dirección de hospital | Ejecutor y consulta |
| Cuenta de usuario | 5 | Administrador del sistema, dirección de recursos humanos | Ejecutor |
| Papeleta de incidencia | 5 | Personal operativo de piso, jefe de piso | Ejecutor y consulta |
| Escenario de simulación | 5 | Dirección de recursos humanos, dirección de finanzas, dirección de hospital | Ejecutor |
| Recomendación de contratación | 4 | Dirección de finanzas, dirección de recursos humanos | Ejecutor y consulta |
| Propuesta de ajuste de indicador de plantilla | 4 | Comité de desarrollo organizacional, dirección de recursos humanos | Ejecutor y consulta |
| Registro de excepción de datos | 4 | Analista de datos y curador de excepciones, dirección de sistemas | Ejecutor y consulta |
| Regla paramétrica | 4 | Administrador del sistema, área legal y cumplimiento laboral | Ejecutor |
| Credencial de personal | 6 | Dirección de recursos humanos, jefe de piso | Ejecutor y consulta |
| Total | 52 | 16 roles del proyecto | Ejecutor, consulta y autorización, con permisos de consulta, alta y modificación por estado |
Transcrito de la base del motor de la casa, tabla Spartan_WorkFlow_Roles_by_State unida a Spartan_WorkFlow, el proyecto de este sistema en el motor, el 27 de septiembre de 2026 a las 08:03 h, hora del propio servidor. Los diez ciclos de vida de ese proyecto tienen 48 estados y 47 transiciones; las 52 filas son los permisos de rol por estado. Ni una fila añadida.
Lo que esas dos tablas prueban no es que este sistema ya esté generado con estos trece actores: eso sería trampa, y la página de matrices de estado publica el cero que corresponde. Lo que prueban es el mecanismo: que el motor de la casa produce roles con tipo, ámbito y acceso por pantalla, y los ata a los estados de un ciclo de vida con su tipo de participación y su permiso. Ese mecanismo es el mismo que va a producir la matriz de su hospital, y es el que conviene auditar antes de firmar.
Un rol que no está atado a un estado y a un permiso es una etiqueta. Cincuenta y dos filas de rol por estado son una matriz de acceso que una auditoría puede recorrer.
Separación de funciones
Qué no ve cada rol, y por qué eso también es parte de la vista
Una vista se define tanto por lo que muestra como por lo que no. En un hospital hay cuatro separaciones que importan, que se sostienen en el sistema y no en una circular, y que un auditor va a revisar una por una.
Quien prescribe no dispensa. El médico prescribe; la farmacia valida y surte; enfermería administra. Tres actos, tres actores, tres registros con hora. Si el mismo usuario puede hacer los tres, el libro de controlados no acredita nada.
Quien arma la cuenta no la audita. El área de cuentas integra los cargos del episodio; la auditoría de cuentas los compara contra el tabulador y contra el convenio. Si la misma persona hace las dos cosas, el hallazgo de la auditoría no es independiente y el pagador tiene razón en desconfiar.
El portal del pagador no ve su costo. El dictaminador ve el expediente del siniestro que le corresponde, con lo que se marcó visible. No ve el costo del insumo, ni el margen del servicio, ni los convenios de otros pagadores. El intermediario, por el mismo principio, ve sólo a sus asegurados.
El acceso de emergencia no es silencioso. En urgencias se puede abrir un expediente fuera del alcance habitual, porque el control que impide atender a un paciente inconsciente es un control que alguien va a desactivar. Pero ese acceso exige justificación, queda en la bitácora y aparece en la revisión del día siguiente.
- Cada rol ve sus pacientes, sus cuentas y sus pendientes; la vista se acota por unidad, por servicio y por razón social, no sólo por menú.
- Toda consulta al expediente deja constancia: quién, cuándo, qué episodio y con qué justificación si fue un acceso de emergencia.
- Los datos de dirección —margen, costo por servicio, calificación de convenios— no se replican en las vistas operativas.
- Una excepción autorizada nunca es silenciosa: queda con motivo, usuario y hora, y se ve en la revisión del día siguiente.
- El paciente y su familiar autorizado son un perfil con alcance, no una contraseña compartida en el mostrador.
La separación de funciones no es burocracia: es lo que hace que la firma de su auditora de cuentas valga algo frente a un tercero que paga.
Los que piden cuentas desde fuera
Los actores que no tienen cuenta, y lo que el sistema les entrega
Hay actores que deciden sobre su operación y que nunca van a abrir una sesión en su sistema. No necesitan acceso: necesitan un entregable, en un formato y con un plazo. El sistema sabe qué entregarle a cada uno y deja constancia de la entrega.
Actor externo · qué decide · qué recibe · con qué norma
| Actor externo | Qué decide sobre su hospital | Qué recibe del sistema | Norma que lo exige |
|---|---|---|---|
| La autoridad sanitaria estatal y federal | Si su establecimiento opera, y qué se reporta del episodio | Los reportes de estadística y de codificación del episodio, con la clasificación internacional de enfermedades | NOM-024-SSA3-2012, con sus reportes; NOM-004-SSA3-2012 para el contenido del expediente |
| La autoridad sanitaria federal de riesgos | Si su farmacia, sus controlados, sus dispositivos y sus residuos cumplen | El libro de controlados, la bitácora de calibraciones del equipo biomédico y el manejo de residuos peligrosos biológico-infecciosos | Ley General de Salud y normas de establecimientos e insumos para la salud |
| El organismo de certificación de establecimientos | Si su hospital obtiene o renueva su certificación | El expediente documental y de indicadores, sostenido de forma permanente y no armado antes de la visita | Estándares del Sistema Nacional de Certificación de Establecimientos de Atención Médica |
| La autoridad fiscal | Si su comprobante es válido y si su cancelación procede | El comprobante versión 4.0 con su complemento de pago, su cancelación y sus notas de crédito | Régimen del comprobante fiscal digital por internet, versión 4.0 |
| La autoridad de protección de datos personales | Si su tratamiento de datos de salud es lícito | El aviso de privacidad, la evidencia del consentimiento, la atención de derechos y la bitácora de accesos al expediente | Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, DOF del 20 de marzo de 2025 |
Fuente: textos de la NOM-004-SSA3-2012 y la NOM-024-SSA3-2012 de la Secretaría de Salud; Ley General de Salud; estándares del Consejo de Salubridad General; régimen del comprobante fiscal digital por internet versión 4.0 del Servicio de Administración Tributaria; y Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, DOF del 20 de marzo de 2025 · verificado al 27 de septiembre de 2026.
Hay un sexto actor externo que sí tiene vista, y conviene entender por qué está en la tabla de roles y no en esta: el tercero pagador. Su obligación de dictaminar con sustento es real y es suya, no de usted. Cuando el hospital le publica el expediente del siniestro documento por documento, con su origen y su bitácora compartida, le está resolviendo un requisito propio, y por eso es un perfil del sistema: Ver como el tercero pagador que audita.
La autoridad no necesita una cuenta en su sistema. Necesita que el registro exista, completo, el día que pregunta.
Verlo no cuesta nada
Cómo se abre una vista, ahora mismo, sin registrarse
El sistema está abierto. No pide correo, no pide alta y no le manda nada después. Arranca con la vista puesta por la dirección: si añade el nombre del actor a la dirección, la aplicación abre ya con esa vista en pantalla y con la marca de datos de ejemplo visible. No hay ningún dato de paciente: los expedientes de la bandeja son folios de ejemplo y así están rotulados.
Empiece por la vista que le duela. Si lo que le quita el sueño es la cartera, abra la de auditoría de cuentas y mire el hallazgo contra el tabulador con su evidencia citada. Si es el riesgo médico-legal, abra la del médico tratante y vea qué se marca como borrador y qué como registro firmado. Si es la relación con el pagador, abra la del dictaminador y vea qué documento se hace visible y qué no.
Se dice ver como, no entrar como: la vista se muestra, no se suplanta a nadie y no se crea ninguna cuenta.
- Ver como médico tratante — la orden, la nota y el visor de imagen en la misma pantalla.
- Ver como enfermería de piso — el kardex, las escalas y el pase de medicamentos.
- Ver como admisión y caja — el episodio con sus pagadores y su elegibilidad.
- Ver como farmacia — la validación, el lote y el libro de controlados.
- Ver como auditoría de cuentas — la cuenta contra el tabulador antes del envío.
- Ver como coordinación de siniestros — la autorización y el documento que falta.
- Ver como cuentas por cobrar — la cartera por pagador y la glosa abierta.
- Ver como dirección de administración y finanzas — el margen y los días de cartera por sede.
- Ver como el tercero pagador que audita — lo que su pagador ve de usted.
Después de recorrer las vistas, la conversación deja de ser si el sistema existe y pasa a ser qué falta configurar de su catálogo de convenios y de sus perfiles.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el tercero pagador es un rol del sistema y no un invitado?
Porque su obligación es real y es suya: tiene que dictaminar el siniestro con sustento. Cuando el hospital le publica el expediente documento por documento, con su origen y con una bitácora compartida, le resuelve un requisito propio y se ahorra la solicitud por oficio. El brochure lo formula como una identidad: el folio hospitalario es el siniestro de la aseguradora, un folio y dos vistas. Y ve el expediente que le corresponde, no su costo ni su margen.
¿Qué gana el médico, en concreto, además de una pantalla nueva?
Deja de escribir la nota dos veces. Hoy escribe en el expediente y después vuelve a justificar el insumo cuando cuentas se lo pide: dos registros del mismo hecho con horas distintas, que a la primera auditoría se contradicen. Con la cadena cerrada, la orden que captura produce el resultado o la administración, si aplica, el cargo, en el mismo acto. Su número es la completitud del expediente al alta, y se mueve porque el expediente se cierra con lo que ya se registró.
¿Puedo tener dos personas con el mismo rol y datos distintos?
Sí. La vista se acota por unidad, por servicio y por razón social, no sólo por menú: dos jefaturas de piso ven cada una su piso, y dos direcciones de hospital ven cada una su unidad. Esa acotación es parámetro del catálogo, se configura en la sesión y queda documentada con usuario y hora. El brochure lo declara como aislamiento multi-tenant sobre dieciséis perfiles.
¿Se puede abrir un expediente en una emergencia si el permiso no alcanza?
Sí, y es deliberado: un control de acceso que impide atender a un paciente inconsciente es un control que alguien va a desactivar. El brochure declara el acceso de emergencia en urgencias con justificación y bitácora. La justificación es obligatoria, el acceso queda registrado y aparece en la revisión del día siguiente. No hay permiso que lo haga invisible.
¿De dónde salen los dieciséis roles y las cincuenta y dos filas que publican del motor?
De la base del motor de la casa, transcritas el 27 de septiembre de 2026 a las 08:03 h, hora del propio servidor. Corresponden a un proyecto que no es clínico: un sistema de dimensionamiento de plantilla y cobertura de turnos de una red de veintisiete hospitales. Se cita por lo que es —un sistema hospitalario real generado por la plataforma, con su matriz de roles poblada— y nunca como prueba de un expediente clínico generado. De los dos proyectos clínico-asistenciales de la base, ninguno tiene ciclos de vida poblados, y ese cero se publica con su conteo en la página de matrices de estado.
¿Los roles se pueden cambiar sin una orden de cambio?
Sí: un rol es configuración, no desarrollo. Se agrega el perfil, se le asigna su vista, su acotación por unidad y su indicador, y el cambio queda con usuario, motivo y hora. Lo que no se configura es la firma que la norma exige en una nota del expediente clínico: eso lo fija la norma y no el perfil de quien captura. (NOM-004-SSA3-2012)
Referencias
- Secretaría de Salud · NOM-004-SSA3-2012, Del expediente clínico. DOF del 15 de octubre de 2012. Quién elabora y firma cada nota. Consultada el 27 de septiembre de 2026. ↗
- Secretaría de Salud · NOM-024-SSA3-2012, Sistemas de información de registro electrónico para la salud. Trazabilidad del acceso y reportes. ↗
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. DOF del 20 de marzo de 2025. Datos de salud como dato sensible y bitácora de accesos. ↗
- Ley General de Salud. Base del régimen de establecimientos, insumos para la salud y manejo de residuos peligrosos biológico-infecciosos. ↗
- Consejo de Salubridad General · Sistema Nacional de Certificación de Establecimientos de Atención Médica: el expediente de evidencias que el hospital sostiene de forma permanente. ↗
- Servicio de Administración Tributaria · comprobante fiscal digital por internet versión 4.0, complemento para recepción de pagos y cancelación. ↗
- SPARTANE · base del motor de la casa el motor de la casa, tablas rol_sistema, pantalla_rol, Spartan_WorkFlow y Spartan_WorkFlow_Roles_by_State del proyecto de este sistema en el motor. Consultadas el 27 de septiembre de 2026 a las 08:03 h, hora del propio servidor. ↗
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