Vantus Medical · los casos de uso
Un caso de uso no es una promesa. Es quién entra, qué pasos da y qué queda escrito al salir.
Doce casos de uso de la operación real de un hospital privado: el expediente que se cierra al alta, la cuenta que se audita antes de salir, el consumo de quirófano que se carga en sala, la glosa que se contesta con su sustento y la partida que hay que explicar dos años después. Cada uno con su actor, sus pasos y su pantalla.
Cómo se lee un caso de uso, y por qué el orden de los pasos es la mitad del valor
Un caso de uso escrito de verdad contesta cinco preguntas: quién entra, qué tiene que ser cierto antes de empezar, qué pasos da, qué queda cierto al terminar y qué regla no se puede violar en el camino. Sin precondición, el caso se ejecuta sobre datos que no existen. Sin postcondición, nadie puede verificar que se ejecutó.
En un hospital privado el orden de los pasos es la mitad del valor. Auditar la cuenta después de enviarla al tercero pagador es exactamente el mismo trabajo, hecho en el momento en que ya no sirve. Cerrar el expediente después de facturar es lo mismo: el trabajo se hace, y la glosa ya tiene fecha. Por eso los dos primeros casos de esta página están donde están.
La columna de pantalla no es decorativa. El brochure documenta cinco pantallas del sistema, todas marcadas como datos ilustrativos, y cada una condiciona lo que el caso puede hacer: la de auditoría de cuenta tiene pestañas de cuenta, honorarios, insumos, expediente y bitácora; la del portal del tercero pagador tiene el expediente documento por documento con su columna de visibilidad y los botones de autorizar, glosar partida y solicitar documento. (Vantus Medical · brochure Pack G, pantallas 2 y 5 de 5)
Los doce casos de uso
| Código | Caso de uso | Actor principal | Norma que lo obliga | Pantalla donde ocurre |
|---|---|---|---|---|
| UC-01 | Cerrar el expediente clínico al alta con todas sus notas | Médico tratante, con archivo clínico | NOM-004-SSA3-2012, contenido de notas y numeral 5.4 | FICHA · Expediente del folio, pestaña de expediente |
| UC-02 | Auditar una cuenta contra el tabulador antes de enviarla | Auditoría de cuentas | Contrato con el tercero pagador · NOM-004 como sustento de cada partida | AUDITORÍA · Cuenta contra tabulador |
| UC-03 | Cargar un consumo de quirófano en el momento en que ocurre | Enfermería de quirófano, con farmacia y almacén | NOM-004-SSA3-2012, hoja de enfermería y nota quirúrgica | CAPTURA EN SALA · Vale de insumo del folio |
| UC-04 | Dictaminar un folio en el portal del tercero pagador | El dictaminador de la aseguradora | Contrato con el tercero pagador · LFPDPPP del 20 de marzo de 2025 | PORTAL · Expediente del folio, vista del pagador |
| UC-05 | Responder una glosa con el sustento clínico que la contesta | Cuentas por cobrar, con auditoría de cuentas | Contrato con el tercero pagador · NOM-004-SSA3-2012 | BANDEJA · Glosas abiertas por causa |
| UC-06 | Reconstruir por qué se cobró una partida dos años después | Dirección de administración y finanzas | NOM-004-SSA3-2012, numeral 5.4 · Código Fiscal de la Federación, artículo 30 | AUDITORÍA · Bitácora del folio |
| UC-07 | Abrir un episodio con hasta tres pagadores y su elegibilidad | Admisión y caja | LFPDPPP del 20 de marzo de 2025, consentimiento expreso para dato sensible | PROCESO · Admisión del episodio |
| UC-08 | Administrar un medicamento con verificación de paciente, fármaco, dosis, vía y hora | Enfermería de piso | NOM-004-SSA3-2012, hoja de enfermería · COFEPRIS para controlados | CAPTURA · Administración del kardex |
| UC-09 | Liquidar la parte del paciente antes de que firme el alta | Admisión y caja | Contrato de prestación de servicios · convenio del pagador | PROCESO · Alta y liquidación |
| UC-10 | Timbrar el comprobante fiscal y emitir su nota de crédito | Cuentas por cobrar | Comprobante fiscal digital por internet, versión 4.0, y complemento de pago | PROCESO · Timbrado del folio |
| UC-11 | Conciliar un pago recibido por transferencia y aplicarlo | Cuentas por cobrar, con tesorería | Código Fiscal de la Federación, artículo 30 | CONCILIACIÓN · Pagos por identificar |
| UC-12 | Atender una solicitud de acceso al expediente por parte del paciente | Dirección de administración y finanzas, con archivo clínico | NOM-004-SSA3-2012, numeral 5.4 · LFPDPPP del 20 de marzo de 2025, derechos de acceso | PROCESO · Solicitud sobre datos personales |
Los seis casos en negro son los que sostienen el ciclo de ingresos del sector. Fuente: Vantus Medical · brochures Pack M y Pack G · anatomía sectorial 01 · NOM-004-SSA3-2012 (DOF del 15 de octubre de 2012) · verificado al 27 de septiembre de 2026.
Doce casos, seis de ellos auditables por un tercero. Los otros seis son los que hacen que los seis primeros sean verdaderos.
El caso que evita la glosa y la demanda
UC-01 · Cerrar el expediente clínico al alta con todas sus notas
Es el caso que sostiene los otros once. La NOM-004-SSA3-2012 fija el contenido mínimo de cada nota y obliga a conservar el expediente al menos cinco años contados desde la fecha del último acto médico. Un expediente que se integra días después del alta cumple con existir y no cumple con sostener la cuenta que ya salió. (NOM-004-SSA3-2012, numeral 5.4, DOF del 15 de octubre de 2012)
El criterio del sistema es explícito: el expediente se cierra completo al alta. No es una recomendación de buenas prácticas; es la condición sin la cual la facturación no procede. (Vantus Medical · brochure Pack M, criterio de aceptación, punto 3)
- El médico tratante indica el alta y el sistema abre la lista de cierre del episodio con el folio, no con el nombre del paciente.
- El sistema verifica la presencia de las notas obligatorias del episodio: historia clínica y nota de ingreso, notas de evolución del periodo, indicaciones médicas, hoja de enfermería por turno, si hubo procedimiento, nota preoperatoria, nota quirúrgica, registro de anestesia y nota posoperatoria.
- Verifica la presencia de los consentimientos informados que corresponden a los procedimientos realizados, y de los reportes de estudio validados.
- Señala cada faltante con su autor, su fecha esperada y a quién se le solicita. Un hueco se declara; no se rellena ni se firma por otro.
- El médico tratante redacta el resumen de egreso, las recetas y las citas de control. El sistema los liga al folio con su hora de captura.
- Archivo clínico codifica el diagnóstico y los procedimientos del episodio con el catálogo oficial vigente, y el sistema registra la codificación con su responsable.
- El sistema declara el expediente cerrado, con la firma del médico tratante y la constancia de completitud. A partir de ese momento la cuenta del folio puede auditarse y facturarse.
- Cualquier corrección posterior genera una versión nueva con su motivo y su autor. La versión anterior no se sobrescribe ni se borra.
UC-01 · ficha
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Actor | Médico tratante. Participan enfermería de piso, archivo clínico y codificación. Consulta: auditoría de cuentas y dirección médica. |
| Precondición | Episodio abierto con folio, con al menos la nota de ingreso capturada, y alta médica indicada. |
| Postcondición | Expediente cerrado con constancia de completitud, o expediente detenido con la lista nominal de lo que falta y a quién se le pidió. |
| Reglas que aplican | La facturación del folio no procede con el expediente abierto. Una nota no se firma por quien no la escribió. Una corrección genera versión nueva, no sustitución. |
| Norma | NOM-004-SSA3-2012: contenido mínimo de las notas médicas y de enfermería; numeral 5.4, conservación mínima de cinco años desde el último acto médico y propiedad del expediente. |
| Pantalla | FICHA · Expediente del folio, con pestañas de cuenta, honorarios, insumos, expediente y bitácora. |
| Dato de ejemplo | Folio VAN-2026-084417, cirugía programada. Sin datos de paciente. |
El expediente completo no se gana el día del alta. Se gana en los turnos anteriores, una nota por acto.
UC-02 · Auditar una cuenta contra el tabulador antes de enviarla
Este es el caso que ahorra dinero el mismo día. La regla del proceso es que la cuenta no sale del hospital con una diferencia sin identificar contra el tabulador y contra la regla del convenio. El brochure lo resume sin adorno: la revisión detecta el rechazo mientras todavía se puede corregir. (Vantus Medical · brochure Pack M, agente auditor de cuenta)
La parte delicada es la fecha. Cada partida se valúa contra el convenio vigente a la fecha de ese cargo, no contra el convenio de hoy. Cuando la tarifa cambió durante la estancia, ésa es la diferencia entre una cuenta correcta y una glosa por tabulador. (anatomía sectorial 01, eslabón de la cuenta)
- Auditoría de cuentas abre el folio con el expediente ya cerrado y la cuenta con sus partidas cargadas.
- El sistema identifica el convenio y el plan aplicables al episodio, y la versión del tabulador vigente en la fecha de cada cargo.
- Valúa partida por partida: estancia y nivel de habitación, tiempo de sala, medicamento e insumo, implante y material especial, estudios de laboratorio e imagen, y honorarios profesionales con su reparto.
- Marca cada diferencia con su monto y con la cláusula del convenio que la origina. No propone corregir a la baja ni a la alta: expone la diferencia.
- Verifica que cada partida tenga su documento de sustento: la indicación médica para el estudio, la hoja de enfermería para la administración, el vale para el insumo, la nota quirúrgica para el tiempo de sala y el implante.
- Señala las partidas cobradas por debajo del convenio. Nadie objeta un cobro menor al pactado, y por eso es la diferencia que nunca aparece sola.
- Auditoría de cuentas acepta el ajuste, lo rechaza con fundamento escrito, o pide el documento que falta al área que lo produce.
- La cuenta queda lista para enviar, o detenida con la lista de lo que falta. La decisión de enviar con una diferencia conocida queda en la bitácora del folio, con quién la tomó y con qué fundamento.
UC-02 · ficha
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Actor | Auditoría de cuentas. Participan coordinación de siniestros y las áreas que producen el documento faltante. |
| Precondición | Expediente del folio cerrado, cuenta con sus partidas cargadas y convenio del pagador cargado con sus versiones y vigencias. |
| Postcondición | Cuenta lista para enviar con su diferencia en cero, o cuenta detenida con la diferencia identificada partida por partida y con su responsable. |
| Reglas que aplican | La valuación usa el convenio vigente a la fecha de cada cargo. Una partida sin documento de sustento no se envía sin decisión escrita. La diferencia a la baja se reporta igual que la diferencia a la alta. |
| Norma | Contrato con el tercero pagador y su tabulador. NOM-004-SSA3-2012 como sustento clínico de cada partida. Código Fiscal de la Federación, artículo 30, para la conservación del soporte. |
| Pantalla | AUDITORÍA · Cuenta contra tabulador, con pestañas de cuenta, honorarios, insumos, expediente y bitácora, y el panel del agente auditor con sus botones de aceptar y rechazar el ajuste. |
| Dato de ejemplo | En el brochure, una cuenta de ejemplo con 230,750 cargados contra 220,750 de tabulador y una diferencia de 10,000, con la carta de agregados señalada como faltante. Datos ilustrativos del brochure. |
La glosa no se evita discutiendo mejor. Se evita mirando la diferencia antes de que salga del hospital.
UC-03 · Cargar un consumo de quirófano en el momento en que ocurre
Es el caso que cierra la primera fuga del sector: el insumo de piso y de quirófano aplicado y nunca cobrado. No es un problema de captura: es un problema de momento. El vale que se llena en la oficina, cuando el paciente ya salió de sala, se llena con la memoria de alguien. (anatomía sectorial 01, fugas del sector)
El diseño del sistema lo resuelve en el mismo acto: la orden que se ejecuta genera el cargo. Para el material en consignación el paso adicional es el que importa, porque el proveedor dejó varias piezas y sólo algunas se usaron. (Vantus Medical · brochure Pack M, cargo automático al ejecutar la orden e instrumental en consignación)
- Enfermería de quirófano abre el folio del procedimiento en sala, con la programación ya cargada y el paquete o la cuenta abierta según el convenio.
- Registra la hora de entrada del paciente a sala, y después la de incisión, cierre y salida. Las cuatro horas se capturan cuando ocurren, no al final.
- Cada consumible se captura al abrirse: identificador del insumo, cantidad, lote y caducidad. El sistema descuenta del almacén y genera el cargo al folio en el mismo movimiento.
- Cada pieza de implante o material especial se captura con su número de lote y su condición de consignación. Las piezas abiertas y no usadas se registran como tales, con su motivo.
- El anestesiólogo registra fármacos, dosis y horas en la hoja de anestesia. Cada fármaco produce su cargo.
- El sistema compara el consumo real contra lo cotizado del procedimiento y señala la diferencia en la misma pantalla, antes de cerrar la sala.
- Al cerrar el procedimiento, el sistema exige el vale de insumo completo y la nota quirúrgica. Sin los dos, el folio queda con el consumo abierto y el área responsable nombrada.
- El cargo queda ligado a tres cosas a la vez: el folio, la nota quirúrgica y la hora en que se consumió. Ése es el trío que contesta la glosa por material sin sustento.
UC-03 · ficha
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Actor | Enfermería de quirófano. Participan cirujano, anestesiólogo, farmacia y almacén. Consulta: auditoría de cuentas. |
| Precondición | Procedimiento programado o urgencia quirúrgica con folio abierto, y catálogo de insumos con lotes y consignación cargado. |
| Postcondición | Consumo cerrado y cargado al folio, con lote, hora y responsable, y con la diferencia contra lo cotizado a la vista. |
| Reglas que aplican | El cargo se genera al consumirse, no al recordarse. Una pieza en consignación abierta y no usada se registra con su motivo. La sala no se cierra con consumo abierto. |
| Norma | NOM-004-SSA3-2012, hoja de enfermería y nota quirúrgica. COFEPRIS para el libro de control de estupefacientes y psicotrópicos cuando el fármaco lo es. |
| Pantalla | CAPTURA EN SALA · Vale de insumo del folio, con el consumo real contra el cotizado. |
| Dato de ejemplo | Folio VAN-2026-084417, cirugía programada, con tres cargas de un dispositivo y el vale de la tercera señalado como pendiente. Datos ilustrativos del brochure. |
El insumo que se captura en sala se cobra. El que se captura en la oficina se cobra a veces, y se objeta siempre que se cobra mal.
El caso que ocurre fuera de su hospital
UC-04 · Dictaminar un folio en el portal del tercero pagador
Éste es el único caso de los doce cuyo actor no trabaja para usted. El dictaminador del tercero pagador entra al portal, ve el expediente del folio documento por documento y resuelve: autoriza, glosa una partida o pide un documento. El objeto es el mismo folio del hospital, visto desde el otro lado. (Vantus Medical · brochure Pack G, el objeto raíz: un folio, dos vistas)
Lo que hace publicable este caso es el control de visibilidad. No todo el expediente clínico se muestra a un pagador: el control es documento por documento, insumo por insumo y cotización por cotización, y cada consulta queda en una bitácora compartida. Bajo la ley de protección de datos personales vigente desde el 21 de marzo de 2025, los datos de salud son datos personales sensibles y su tratamiento por un tercero exige base de licitud y medidas de seguridad reforzadas. (LFPDPPP, DOF del 20 de marzo de 2025)
El pagador no necesita entrar a su expediente clínico. Necesita ver los documentos que sostienen las partidas que va a pagar, y que su consulta quede escrita.
- El hospital envía el folio: cuenta auditada, expediente cerrado, contra recibo, anexo y carta de agregados cuando aplica.
- El sistema arma el expediente del folio con su tabla de documentos, y aplica la regla de visibilidad de ese pagador a cada documento.
- El dictaminador entra al portal con su propia identidad y ve la tabla: documento, origen, si es visible y en qué estado está.
- Consulta la suma asegurada, sus aumentos y el remanente del folio, sin ver los folios de otros pacientes ni los de otros pagadores.
- Resuelve por partida: autoriza, glosa con una causa tipificada, o solicita un documento nombrándolo.
- Cada acción queda en la bitácora compartida, con quién la hizo, cuándo y sobre qué documento. La bitácora la ven las dos partes.
- Si glosa, el sistema abre la glosa en el hospital con su causa, su monto y su plazo, y la asigna al área que puede contestarla.
- Si solicita un documento, el sistema lo pide al área que lo produce y le pone reloj. El plazo del pagador corre desde su solicitud, no desde que alguien la leyó.
UC-04 · ficha
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Actor | El dictaminador de la aseguradora. Del lado del hospital: coordinación de siniestros y auditoría de cuentas. |
| Precondición | Folio enviado con expediente cerrado y cuenta auditada. Reglas de visibilidad del pagador configuradas. Base de licitud y consentimiento del titular registrados. |
| Postcondición | Folio autorizado, con partida glosada o con documento solicitado, y la acción escrita en la bitácora compartida. |
| Reglas que aplican | La visibilidad se controla documento por documento. Un dictaminador ve sólo los folios de su cartera. Ninguna acción del portal se ejecuta sin quedar en la bitácora. |
| Norma | LFPDPPP del 20 de marzo de 2025: dato personal sensible, base de licitud, medidas de seguridad y bitácora de accesos. La autoridad en la materia es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Contrato con el tercero pagador para el alcance de la dictaminación. |
| Pantalla | PORTAL · Expediente del folio en la vista del pagador, con columnas de documento, origen, visible y estado, bitácora compartida y los botones de autorizar, glosar partida y solicitar documento. |
| Dato de ejemplo | Folio VAN-2026-084431, con un documento faltante señalado. Sin datos de paciente. |
Cuando las dos partes miran la misma bitácora, la discusión deja de ser sobre qué se envió y pasa a ser sobre qué dice el documento.
UC-05 · Responder una glosa con el sustento clínico que la contesta
Una glosa no se contesta con un argumento: se contesta con un documento. La causa de la objeción determina qué documento la responde, y ése es todo el trabajo. Si la causa es autorización, responde la autorización con su folio y su fecha. Si es cargo sin sustento, responde la indicación médica o la hoja de enfermería. Si es tabulador, responde la cláusula del convenio vigente a la fecha del cargo. Si es material, responde el vale con su lote y la nota quirúrgica. (anatomía sectorial 01, flujo del dinero · Vantus Medical, brochure Pack G, glosas por autorización, cargos y factura)
El caso existe porque hoy cada contestación es una búsqueda, y el plazo del pagador corre mientras se busca. Cuando la glosa llega tipificada y el expediente está armado por folio, la contestación es una selección, no una investigación.
- La glosa entra con su causa tipificada, su monto, su plazo y el folio al que pertenece. Cuentas por cobrar la ve en la bandeja de glosas abiertas por causa.
- El sistema resuelve qué documento responde a esa causa y lo localiza dentro del expediente del folio, con su fecha y su autor.
- Si el documento existe, se arma la contestación con la evidencia citada: qué documento, de qué fecha, de qué autor y qué párrafo o renglón responde a la causa.
- Si el documento no existe, el sistema lo dice y nombra al área que debía producirlo. No se fabrica el documento ni se firma por quien no lo escribió.
- Auditoría de cuentas revisa la contestación y decide: se defiende la partida, se acepta el ajuste con nota de crédito, o se escala al comité que corresponda.
- La contestación se envía por el canal del pagador y queda en la bitácora compartida del folio.
- El sistema registra el desenlace: partida recuperada, descontada con nota de crédito, o castigada. El desenlace alimenta la estadística de causas de glosa.
- Las causas que se repiten se revisan hacia atrás: una causa que aparece muchas veces sobre el mismo convenio suele ser un cambio de tabulador que nadie cargó, no un descuido de la operación.
UC-05 · ficha
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Actor | Cuentas por cobrar, con auditoría de cuentas. Aportan el documento: médico tratante, enfermería, quirófano y coordinación de siniestros. |
| Precondición | Glosa recibida con causa tipificada y folio identificado. Expediente del folio disponible con sus documentos y sus fechas. |
| Postcondición | Contestación enviada con su evidencia citada, o glosa aceptada con su nota de crédito, y el desenlace registrado con su causa. |
| Reglas que aplican | La contestación cita el documento, no lo describe. Un documento inexistente se declara. El plazo del pagador corre desde su solicitud, y el reloj se muestra. |
| Norma | Contrato con el tercero pagador para la causa y el plazo. NOM-004-SSA3-2012 para el sustento clínico. Código Fiscal de la Federación, artículo 30, para conservar la contestación y su soporte. |
| Pantalla | BANDEJA · Glosas abiertas por causa, con el monto, el plazo y el responsable de cada una. |
| Dato de ejemplo | Folio VAN-2026-084455, glosa por autorización sobre un convenio corporativo. Sin datos de paciente. |
Una glosa contestada con evidencia se recupera o se aprende. Una contestada con explicaciones se castiga.
La prueba más dura del expediente
UC-06 · Reconstruir por qué se cobró una partida dos años después
Éste es el caso que distingue un expediente que se construye de uno que se guarda. Dos años después del episodio llega la pregunta: un auditor externo, una revisión del pagador, una demanda o el propio consejo quieren saber por qué se cobró una partida concreta de un folio concreto.
La norma sostiene que el dato tiene que estar: la NOM-004-SSA3-2012 fija una conservación mínima de cinco años desde el último acto médico, y el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación obliga a conservar la contabilidad y su documentación comprobatoria. Estar no es lo mismo que poder recuperarse en una consulta. (NOM-004-SSA3-2012, numeral 5.4 · Código Fiscal de la Federación, artículo 30)
La reconstrucción no se hace con carpetas: se hace con llaves. El folio cruza el episodio, la orden, la nota, el vale, la partida, la versión del convenio, el comprobante fiscal y el pago aplicado. Si alguna de esas llaves no existe, el hilo se corta ahí y el resto es reconstrucción de memoria.
La pregunta de los dos años no se contesta con archivo. Se contesta con el hilo que se fue construyendo el día del episodio.
- Dirección de administración y finanzas abre el folio por su identificador, no por el nombre de la persona atendida.
- El sistema recupera la partida en cuestión con su descripción, su cantidad, su precio unitario y la versión del tabulador con la que se valuó.
- Recupera la orden clínica que la originó: quién la indicó, cuándo y con qué justificación escrita.
- Recupera el registro de ejecución: el resultado del estudio, el registro de administración de la hoja de enfermería o el vale de insumo con su lote y su hora.
- Recupera la nota del expediente que la sustenta, en la versión vigente en ese momento y con las versiones posteriores si hubo correcciones, cada una con su motivo.
- Recupera la cadena económica: la cuenta, la auditoría que se hizo antes del envío, la diferencia que se señaló, la decisión de enviarla y quién la tomó.
- Recupera la dictaminación: qué resolvió el pagador, si hubo glosa, con qué causa se contestó y cómo terminó.
- Recupera el comprobante fiscal con su identificador único, su complemento de pago o su nota de crédito, y el pago aplicado con su referencia.
- Produce el expediente de la partida en un solo documento, con índice de lo que contiene y de lo que no, y con la constancia de quién lo consultó y cuándo.
UC-06 · ficha
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Actor | Dirección de administración y finanzas. Consulta: dirección médica, auditoría interna y el auditor externo que pregunta. |
| Precondición | El folio existe con su cadena de llaves: episodio, orden, registro de ejecución, partida, comprobante y pago. |
| Postcondición | Expediente de la partida entregado, con su índice y con los huecos declarados, y la consulta registrada en la bitácora. |
| Reglas que aplican | Un hueco se declara; no se rellena. La versión vigente en la fecha del cargo se conserva junto con las posteriores. El acceso al expediente por un motivo no clínico queda registrado. |
| Norma | NOM-004-SSA3-2012, numeral 5.4: conservación mínima de cinco años desde el último acto médico. Código Fiscal de la Federación, artículo 30, para el soporte contable. LFPDPPP del 20 de marzo de 2025 para la bitácora de accesos. |
| Pantalla | AUDITORÍA · Bitácora del folio, con la línea de tiempo del episodio y la rejilla de detalle por partida. |
| Dato de ejemplo | Folio VAN-2026-084417 y su partida de material especial. Sin datos de paciente. |
Un expediente que se puede recorrer dos años después es el mismo que sostuvo la cuenta el primer día. Nunca son dos expedientes distintos.
UC-07 a UC-12
Los seis casos de la operación diaria, del ingreso al pago aplicado
Los seis anteriores son los que un tercero audita. Estos seis son los que hacen que los seis primeros sean posibles: la admisión que abre el episodio con sus pagadores, la administración que deja constancia, la liquidación que cobra al alta, el timbrado, la conciliación del pago y la solicitud de acceso del propio paciente sobre su información.
El último merece atención porque es el menos previsto y el de plazo más corto. Bajo la NOM-004-SSA3-2012 el expediente es propiedad de la institución que lo genera, y el paciente conserva derechos de titularidad sobre la información que contiene; bajo la ley de protección de datos personales del 20 de marzo de 2025 ese titular puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición sobre un dato que además es sensible. (NOM-004-SSA3-2012, numeral 5.4 · LFPDPPP, DOF del 20 de marzo de 2025)
UC-07 a UC-12 · actor, precondición, pasos y postcondición
| Código y caso | Actor | Precondición | Pasos principales | Postcondición | Norma |
|---|---|---|---|---|---|
| UC-07 · Abrir un episodio con hasta tres pagadores y su elegibilidad | Admisión y caja | Paciente identificado en el índice maestro, sin duplicado, y consentimiento registrado | Identificar y verificar identidad · registrar de uno a tres pagadores con su plan · consultar elegibilidad y vigencia contra el padrón · calcular deducible, coaseguro y copago estimados · solicitar la autorización inicial · registrar depósito o garantía | Episodio abierto con folio, mezcla de pagadores, autorización con vigencia y estimación de la parte del paciente | LFPDPPP del 20 de marzo de 2025: consentimiento expreso para dato sensible y aviso de privacidad |
| UC-08 · Administrar un medicamento con verificación de paciente, fármaco, dosis, vía y hora | Enfermería de piso | Prescripción validada por farmacia y fármaco surtido con su lote | Leer el identificador de la pulsera del folio y el del fármaco · verificar los cinco datos contra la indicación · registrar la administración con hora real · registrar la omisión con su motivo cuando no se administra · generar el cargo | Administración u omisión registrada en la hoja de enfermería, con su cargo y su traza de lote | NOM-004-SSA3-2012, hoja de enfermería · COFEPRIS, libro de control cuando el fármaco es controlado |
| UC-09 · Liquidar la parte del paciente antes de que firme el alta | Admisión y caja | Corte de consumos cerrado y expediente en proceso de cierre | Cerrar el corte de consumos del episodio · aplicar el convenio vigente para separar lo cubierto de lo no cubierto · calcular deducible, coaseguro, copago y gastos no cubiertos · presentar el estado de cuenta · cobrar y aplicar el pago o el anticipo | Parte del paciente cobrada o formalizada antes de la salida, con su comprobante | Contrato de prestación de servicios y convenio del pagador |
| UC-10 · Timbrar el comprobante fiscal y emitir su nota de crédito | Cuentas por cobrar | Cuenta cerrada y auditada, con los datos fiscales del receptor verificados | Armar el comprobante con los conceptos de la cuenta · timbrar en versión 4.0 · emitir el complemento de pago cuando el cobro es en parcialidades · cancelar con su motivo cuando procede · emitir la nota de crédito de conciliación, pronto pago o catastrófica | Comprobante timbrado con su identificador único, y su complemento o su nota de crédito ligados al folio | Comprobante fiscal digital por internet, versión 4.0, y catálogos del SAT |
| UC-11 · Conciliar un pago recibido por transferencia y aplicarlo | Cuentas por cobrar, con tesorería | Estado de cuenta bancario cargado y cartera abierta por pagador | Identificar el pago por registro federal de contribuyentes y referencia · determinar qué facturas cubre · atribuir el descuento a su causa y a su folio · aplicar a factura, folio o paciente · dejar en excepción lo que no se puede identificar | Pago aplicado con su referencia, o pago en excepción con su motivo y su responsable | Código Fiscal de la Federación, artículo 30, para el soporte de la aplicación |
| UC-12 · Atender una solicitud de acceso al expediente por parte del paciente | Dirección de administración y finanzas, con archivo clínico | Solicitud recibida del titular o de su representante, con identidad acreditada | Registrar la solicitud con fecha y alcance · acreditar la identidad del titular o de su representante · integrar la información que corresponde al titular · resolver y notificar · registrar la entrega en la bitácora de accesos | Resolución notificada al titular con constancia de entrega, y el acceso registrado en la bitácora | NOM-004-SSA3-2012, numeral 5.4, propiedad del expediente y titularidad de la información · LFPDPPP del 20 de marzo de 2025, derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición |
Fuente: Vantus Medical · brochures Pack M y Pack G, detalle por área y ciclo de ingresos · NOM-004-SSA3-2012 (DOF del 15 de octubre de 2012) · LFPDPPP (DOF del 20 de marzo de 2025) · verificado al 27 de septiembre de 2026.
Seis casos que nadie audita desde fuera, y sin los cuales los seis auditables no tienen con qué contestar.
Las reglas que ningún caso puede violar
Los doce casos comparten siete reglas. No son controles de seguridad: son reglas de operación, y cualquiera de ellas rota invalida el registro que el caso produce.
- Una nota no se firma por quien no la escribió. El autor de cada nota es el profesional que realizó el acto, y la firma es suya.
- Un hueco se declara. Un faltante se nombra con su autor y su fecha esperada; no se rellena, no se aproxima y no se completa con el dato de otro episodio.
- Una corrección genera versión, no sustitución. La versión anterior se conserva con su motivo de cambio y su autor. Un expediente que se puede sobrescribir no sostiene nada dos años después.
- El cargo se genera al ejecutarse la orden. No al recordarla, no al cerrar el turno y no al facturar.
- La valuación usa el convenio vigente a la fecha de cada cargo. No el convenio de hoy, ni el promedio del mes.
- Todo acceso al expediente queda en bitácora. Quién vio, qué vio y cuándo. El acceso de urgencia sin autorización previa se permite con justificación escrita y queda marcado como tal. (Vantus Medical · brochure Pack G, acceso de urgencia auditado)
- Un agente deja borrador y no firma. Ninguna salida automática firma una nota clínica ni un comprobante fiscal: propone, cita su evidencia y espera la validación del profesional. (Vantus Medical · brochures Pack M y Pack G, gobierno de los agentes)
Siete reglas, y las siete son sobre el registro. Ninguna es sobre el acto clínico: el acto lo decide quien tiene la cédula.
Qué no hace ninguno de los doce casos
Decir lo que un sistema no hace es parte de decir lo que hace. Ninguno de los doce casos diagnostica, prescribe ni firma un acto clínico. Ninguno decide una alta. Ninguno autoriza un procedimiento de alto riesgo sin médico. Y ninguno habla con el paciente como si fuera su médico tratante. (Vantus Medical · brochures Pack M y Pack G, límite clínico declarado)
Tampoco hay un caso que fabrique el documento que falta. Cuando una nota no existe, el caso se detiene y nombra al responsable; no genera un texto plausible para cerrar el expediente. Ésa es la diferencia entre un expediente completo y un expediente que parece completo, y es exactamente lo que un auditor médico busca.
Y hay uno que esta página no publica como caso cerrado: el que recorre las transiciones de estado del folio. La página de matrices de estado publica el marco del sector y lo que está transcrito de un sistema ya generado, y lo dice en su pie. No se inventa ni una transición para completar la lista.
Un caso de uso que no puede fallar no es un caso de uso: es una descripción de folleto.
Lo que el sistema no hace se dice en la misma página que lo que hace. Un límite declarado es lo único que hace creíble una capacidad.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el expediente se cierra antes de facturar y no después?
Porque una factura sin expediente cerrado es una glosa con fecha de vencimiento. La NOM-004-SSA3-2012 obliga a que cada nota exista con su contenido mínimo, y el pagador audita la partida contra esa nota. Si la cuenta sale antes de que el expediente esté completo, el hospital está afirmando un cobro que todavía no puede sostener. El criterio de aceptación del sistema es explícito en ese punto: el expediente se cierra completo al alta.
¿Qué pasa si el médico tratante no es empleado del hospital?
Es la situación más común del sector y el caso la contempla. En buena parte del hospital privado mexicano el médico que opera usa el quirófano con pacientes propios y cobra honorarios aparte, de modo que quien produce el dato clínico no es quien sufre la cuenta objetada. El caso UC-01 no le pide al hospital escribir la nota del médico: le pide nombrar el faltante, con autor y fecha esperada, y detener la facturación mientras falte. La nota sigue siendo de quien realizó el acto.
¿El dictaminador del tercero pagador ve todo el expediente clínico?
No. La visibilidad se controla documento por documento, insumo por insumo y cotización por cotización, y cada consulta queda en una bitácora que las dos partes ven. Bajo la ley de protección de datos personales vigente desde el 21 de marzo de 2025, los datos de salud son datos personales sensibles, así que el tratamiento por un tercero exige base de licitud y medidas de seguridad reforzadas. El pagador ve los documentos que sostienen las partidas que va a pagar.
¿Cuánto tarda reconstruir una partida de hace dos años?
Esa cifra no se publica sin medirla en su hospital, y aquí no se inventa. Lo que sí se puede afirmar es de qué depende: de que exista la cadena de llaves entre folio, orden, registro de ejecución, partida, comprobante y pago. Con la cadena entera, la reconstrucción es una consulta. Con la cadena cortada en un punto, es una investigación, y el tiempo depende de quién se acuerde.
¿Los casos de uso llevan datos de pacientes de ejemplo?
No. Los expedientes de ejemplo de esta capa llevan folio, no persona: VAN-2026-084417, VAN-2026-084431, VAN-2026-084455. No hay nombres, no hay fechas de nacimiento y no hay diagnósticos atribuidos a nadie, ni reales ni inventados. Un dato de salud es un dato personal sensible, y una página pública no es lugar para uno, ni siquiera fabricado.
¿Se pueden ejecutar estos casos en el sistema abierto?
Se recorren, con datos de ejemplo señalados en pantalla y sin registro. Cada vista muestra el mismo folio desde el lugar de su actor: puede abrir auditoría de cuentas para el caso UC-02, o el dictaminador de la aseguradora para el caso UC-04 y comparar qué ve cada uno.
Referencias
- NOM-004-SSA3-2012, Del expediente clínico. Secretaría de Salud, DOF del 15 de octubre de 2012. Numeral 5.4: conservación mínima de cinco años desde el último acto médico, propiedad del expediente y titularidad de la información del paciente. Consultada el 27 de septiembre de 2026. ↗
- NOM-024-SSA3-2012, Sistemas de información de registro electrónico para la salud. Intercambio de información en salud. Secretaría de Salud, DOF del 30 de noviembre de 2012: integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad. ↗
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, DOF del 20 de marzo de 2025, en vigor el 21 de marzo de 2025, con reforma del 14 de noviembre de 2025. Datos de salud como datos personales sensibles y derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. ↗
- Código Fiscal de la Federación, artículo 30: conservación de la contabilidad y de la documentación comprobatoria. ↗
- SAT · Comprobante fiscal digital por internet, versión 4.0, y complemento de recepción de pagos. ↗
- Anatomía sectorial 01, salud y hospitales privados. Documento de la casa, versión 1.0 del 20 de septiembre de 2026: anatomía de la cuenta hospitalaria, los tres flujos y las seis fugas del sector. ↗
- Vantus Medical · brochure Pack M, 24 páginas, y brochure Pack G, 35 páginas: criterio de aceptación, detalle por área, ciclo de ingresos, gobierno de los agentes y las cinco pantallas documentadas con datos ilustrativos. ↗
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